2007年12月10日 星期一

網站建置專案最後難以結尾的幾個原因分析

圖片引用自以下網頁


這兩天看到網路上有幾位高手陸續寫了關於網站架設專案的收尾評論,有正面、有反面,幾位高手都是從工程師及資深工程規劃等角度來看網站專案,工程師的確在專案中是最靈魂的人物,負責分析網站功能、規劃網站動線及專案規模、以及專案內容、開發模式、各種開發模組等等。但筆者累積這幾年下來參與眾多網站架設專案,想以業主及相對應的PM窗口角度來看,為何很多網站都沒辦法順利結案,將最後網站架構及功能完成,正式上線運作、導致業主怨恨外包廠商,而外包廠商也憤恨不平覺得自己受到委屈,明明一開始高高興興雙方簽約,為何最後會怨恨收場呢?以下分別從業主及外包廠商的角度來分析:

◎網站目的不清楚:很多業主跟流行想要架設網站,但架設網站的目的可以是形象展示、會員內部使用、或者是線上販售商品、或者是提供行銷活動使用等等,但不管怎樣架設一個網站一定會有一個最主要的目的,很多業主都沒弄清楚自己的目的,明明只需要幾頁網頁說明服務,卻偏偏架一個線上商城;或反過來需要一個複雜的會員行銷活動模組,卻只想省錢製作幾頁簡單的網頁打發,試圖用簡單需求符合複雜的目的,或者原本簡單的需求製作出複雜的網站,都種下最原始專案失敗的起因。

◎自我需求無法定義:常會看到很多沒主見的業主告訴專案窗口,要會員資料庫、要訂單系統、要購物流程模組、要流量分析模組,一開口就要一堆東西,但等到需求確認一報價,就趕快縮減需求,這只突顯出業主連自我需求都無法定義清楚,講白話就是連自己網站想要擁有什麼功能都不確定。坦白說一定很多人都覺得不可思議,但事實上很多準備架設網站的業主,的確完全不知道自己想要什麼?其實可怕的並不是「無知」本身,可怕的是自己無知卻還不願意承認!我們之所以尋求外包廠商協助,就是要借重其專業能力,如果你覺得這家廠商不夠專業,在一開始就先換掉吧,然後多比較幾家廠商就是,如果已經確認對方的專業,那為何不聽對方專業的建議呢?沒有廠商會想要陷害業主讓專案走入不好的境地,所以何必堅持自己無知還要亂開規格?更不需要為了趕流行別的網站有啥就想要有啥!通常承包廠商最後會用白紙寫黑字、不斷文件化將需求確認,但也會慢慢種下雙方溝通價格的尷尬。原本講好的專案成本,可能因為業主無法確定明確需求,價格不斷變動,廠商無法專心準備開發前置作業,而業主也認為廠商漫天開價,雙方一合作就進入不愉快的氣氛。而自我需求無法定義的缺陷也是未來業主不斷修改網站功能及規格的最主要原因,所以我都會奉勸業務人員,務必要在前期做好需求及規格確認的動作,可以避免很多未來的糾紛產生。

◎錯誤估計網站的規格:這種情況最常發生在一些傳統中小型的企業中,一開始只是想要將少數商品先行上架網路販售,但好大喜功的想法、以及過於隆重其事,所以明明只要花個10幾萬架個簡易網站先行測試水溫,卻非得搞出一個幾百萬專案,還找來10幾家廠商比價、開說明會,煞有其事之後通常會做出虎頭蛇尾的網站。殺雞焉用牛刀呢?我常難過地發現,常常建議業主先花個10幾20幾萬測試電子商務水溫即可,但對方還嫌我們經驗稚嫩,偏要選擇國際知名大廠的規格開發,想想看你會用機槍去打蚊子嗎?買支好點的電蚊拍就可以了,想替業主省錢還被責怪思慮不夠周延,真是天大冤枉,只能眼睜睜看對方把大把銀子送到對方口袋,開發出一堆想要打蚊子的大砲,最後在荒草中生鏽、荒廢。

◎錯誤投射自我的想像到專案中:很多專案都是老闆親自下海監督製作,但我常發現老闆年紀根本不是網路族群,甚或者連收發eamil都是秘書代勞,然後卻要來跟我們爭辯網頁動線要如何規劃?會員欄位要留下哪些?自己都不使用網路,怎會大膽到用自己的經驗來規劃網站的一切,你說找個公司重度使用的小妹、或企業家第二代也就算了,往往看到老闆伯伯,用50歲以上的想法試圖修改我們的提案,真是夠了!

◎貪得無饜的貪婪:當專案進行到最後,測試功能也接近完成,貪心的業主會油然而生一種感覺,這網站規劃種種功能一定很簡單,不然怎會廠商開發完成如此快?殊不知廠商累積越多經驗、能力越強、或者過往專案經驗越多,其實反而提供更快更好的解決方案。當貪婪心一生,就開始展開無所限制的需索,不斷要求廠商再多加東西、或者要廠商另外修改模組,這真是最無奈的一個邏輯,本來因為我們能力強所以可以快速完成工作,卻變成業主認為這功能太簡單的原因,結局就是不斷修改、或者把原本美好的解決方案改成更複雜的不完美解決方案。這是我也蠻常遇到的情況之一,非常反邏輯但時常發生。

◎不斷修改枝微末節的地方:明明專案已經完成,卻不斷執著在修改一些無關緊要的部分,如果說修改的功能或網頁是具有關鍵性的位置也就罷了,我們卻常看到業主不斷修改一些枝微末節的細節,比如首頁icon再下移0.1公分、在上移一點、再左邊一點、再怎樣一點,很多地方及功能完全與專案本身無關,但業主可能為了展現其權威,或者是不甘心一下子被領走尾款,就會不斷修正細節,改到天翻地覆,永無止境。形成無法結案的惡夢。其實專案完成後先將網站上線,就會發現根本沒人在意原本不斷修改的細節,因為事實是:這些業主在乎的地方根本網友沒發現!也不會考慮!那先前修改拖延不就成了荒謬?!

未評估相關人力及資源配置:常見到網站上線後,業主氣急敗壞來說,網站功能很差不是當初要的,但經過分析是因為需要手動上稿,當初為了維持網頁迅速更新所以規劃了網站上稿介面,但卻未相對配置網頁維護人員,是網頁沒人更新,但網站及程式可沒辦法自動更新。或者常見到網站完成後上線,經過幾個月沒有業績,業者責怪並且要檢查程式是否有問題,但其實專案程式都經過完整測試後才交付,是因為網站沒有任何宣傳,所以導致沒有人潮,並不是網站程式有任何問題。但網站程式完整可不保證會自動吸引網友過來瀏覽。以上清況都是業主雖然花錢進行網站專案,卻沒有在後續配置相關資源及人力,這種情況很像租借了市區精華地段開店,但卻不請店員顧店一樣,所以產生一堆問題並不是外包廠商的錯,是業主沒有投入相關資源的問題。

◎業主窗口的問題:我們常遇到業主窗口更動頻繁,每換一個窗口就全部推翻決議重做;或者是窗口地位卑微,公司裡面大頭頭每個都對專案有意見,結果窗口只好莫衷一是,什麼都硬要融合進來,廠商只好疲於奔命不斷修改應付。或者窗口同時要被好幾個長官指揮,每個長官下指令不同,就產生早上一種意見、下午一種意見的奇怪狀況,逼得廠商只好跳腳。

一般來講軟體開發專案有四個變數:成本Cost、品質Quality、時間Time和規格Scope,時間和規模是比較容易控制的,但必須讓業主清楚知道時間是很重要的因素。很多時候不斷召開會議、討論需求、修改程式及需求,都會延遲專案完成時間。雖然個人很贊成每隔固定時間都需要簡單會議,讓雙方知道進度,並且提出每一階段完成的進度,供業者測試後,再進行修正或確認完成。讓雙方認知達到最完美的協調,並且清楚說明每段工程的進度,進而調整進度與需求。

而我學會的經驗是客戶參與專案的深淺,往往決定專案成敗與否,最好每次會議都讓業主重要的決策窗口,或是能夠做主的人參與測試,並完成下一階段要開發的需求確認。每次完成某項功能後,讓顧客親自測試,並讓顧客將工作表上的該項待完成事項刪掉。最後用白紙黑字寫下承諾。顧客必須每次都作出清楚的決定,雖然客戶絕對有改變心意的權力,但決定最好給能夠代表業主的企業觀點的人來做,或者是擁有重要決策權力的人來下決定。專案時程往往不好掌握,但如果每次讓業主修改,老覺得這裡要加一點、那裡要加一點,就要讓業主清楚知道時間成本的花費。以及相對應會再產生的費用。雖然過程也許會不愉快,但總比最後大家互怨來的好!

以上一些專案經驗拋磚引玉給大家參考囉!

延伸閱讀:
◎引用自xdite blog
標題:作網站不只是外包廠商的事
連結:http://blog.xdite.net/?p=507

◎引用自獨孤木with diggirl,net
標題:收尾巴?!這應該還沒開始吧!
連結:http://www.blogger.com/www.wretch.cc/blog/phopicking&article_id=12955261

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